Global Business Services Modelle für F&A-Betriebsabläufe
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  • Case study

Ausbau der Global Business Services für KONE

Wie Genpact KONE dabei half, seine Shared Services zu überarbeiten, um neue strategische Ziele umzusetzen.

Mit wem wir zusammengearbeitet haben

KONE, ein weltweit führendes Unternehmen in der Aufzugs- und Rolltreppenbranche, hat es sich zur Aufgabe gemacht, den urbanen Lebensfluss zu verbessern.

Was das Unternehmen benötigte

Um das Finanz- und Rechnungswesen (F&A) unter einem neuen und verbesserten Führungsteam besser auf die Unternehmensziele von KONE auszurichten, musste das Unternehmen die Abläufe automatisieren, harmonisieren und standardisieren, um:

  • End-to-End-Prozesse über das gesamte Unternehmen hinweg zu verknüpfen
  • Das Servicemanagement zu vereinfachen, damit die Geschäftseinheiten keine Chance versäumen
  • Zusammenführung von beauftragten/ausgelagerten Shared Services zu einer robusten hybriden Business Services-Komponente
  • Das Partner Relationship Management zu intensivieren, um einen optimalen Nutzen aus dem KONE Partner-Ökosystem zu ziehen.

Wie wir helfen konnten

Genpact hat sich mit KONE zusammengeschlossen, um:

  • Ein regional ausgerichtetes, globales Geschäftsdienstleistungsmodell zu entwickeln, das besser auf die Bedürfnisse seiner Geschäftseinheiten, Mitarbeiter und Kunden eingeht.
  • Benchmarking fest in die Geschäftsabläufe und Teamstrukturen von KONE zu integrieren, um den Blick auf Erfolgsfaktoren zu schärfen.
  • Skaleneffekte zu optimieren und eine kontinuierliche Steigerung der Produktivität voranzutreiben.

Wie wir geholfen haben

Eine preisgekrönte, skalierbare Geschäftsprozessplattform - KONE Business Services (KBS) -, die F&A-Abläufe über ein kollaboratives, hybrides Betriebsmodell abwickelt, um:

  • Wettbewerbsvorteile für KONE zu erzielen
  • Stärkung der lokalen Verantwortlichkeit bei gleichzeitiger Verbesserung der Effizienz und Rentabilität im Zuge der weltweiten Expansion des Unternehmens
  • Bereitstellung von Best-in-Class-Record-to-Report- (R2R), Sell-to-Cash- (S2C) und Source-to-Pay- (S2P) Dienstleistungen, unterstützt durch Automatisierung
  • Förderung der betrieblichen Stabilität durch Harmonisierung der F&A-Prozesse

Herausforderung

Neugestaltung der Shared Services zur Erreichung strategischer Ziele und Bereitstellung wertorientierter Lösungen

KONE hatte bereits eine lange Reise in Richtung Shared-Services-Transformation hinter sich und war bereit für den Übergang zu einem globalen Business-Services-Betriebsmodell. Unter neuer Leitung aktualisierte KONE seine strategischen Ambitionen, um sowohl seinen Mitarbeitern als auch Kunden ein erstklassiges Erlebnis zu garantieren und gleichzeitig in der aktuellen schwankenden Geschäftswelt zu bestehen.

Der Fokus sollte nicht mehr nur auf der Transaktionseffizienz liegen, sondern die Bedürfnisse des Geschäfts und der Kunden sollten in Entscheidungen berücksichtigt werden. Um die Trennung der durchgängigen Geschäftsprozesse zu adressieren, kooperierte KONE mit Genpact, um diese ergebnisfokussierte F&A-Revision durchzuführen.

Lösung

Ein One-Stop F&A Shop, basierend auf engerer Zusammenarbeit und durchgängiger Prozessverantwortung

Wir wussten, dass wir einen neuen Ansatz für gemeinsame Dienste brauchten. Nach einer anfänglichen Konsultationsphase haben wir unser Bereitstellungsteam neu organisiert, um den Erwartungen und Prioritäten von KONE gerecht zu werden. Gemeinsam brachten wir fast 50 Interessengruppen dazu, eine klare Vision für KBS zu entwickeln. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse haben wir ein neues Betriebsmodell entwickelt und Prozesse, Rollen und Arbeitsweisen neu ausgerichtet - alles auf der Grundlage von Daten, Technologie und Analysen

"Je effizienter wir in unserer Branche agieren, desto stärker wird unser Wettbewerbsvorteil. Mit Genpact an unserer Seite streben wir ambitionierte Ziele an, etwa die konsequente Entwicklung von Kompetenzzentren, die sich branchenweit als Best Practice bewährt haben. Das Beste daran? Gemeinsam als Team diese Visionen in die Realität umzusetzen."
Jan Nikus Vice President, KONE Business Services

Gemeinsam bauten wir ein Team aus Experten für Strategie und Prozesse auf, um das Einführungsdatum zu verkürzen und die Geschäftsbereiche des Unternehmens besser zu unterstützen. Wir halfen KONE bei der Einrichtung von vier Kompetenzzentren - Qualität, Daten und Automatisierung, Projektmanagement sowie Personal und Kommunikation -, um Best Practices für alle F&A-Abläufe zu standardisieren. Diese Zentren halfen dem Unternehmen auch dabei, zu definieren, wie der Erfolg für KONE auszusehen hat.

Wir richteten zudem ein Kompetenzzentrum ein, um KONEs Weg zur Automatisierung zu beschleunigen, um zuverlässige Abläufe zu schaffen, die Harmonisierung voranzutreiben, End-to-End-Kennzahlen zu verbessern und drei Schlüsselprozesse zu automatisieren: R2R, S2C und S2P.

Das Ausmaß dieser Veränderungen bedeutete, dass sich sowohl die Denkweise als auch die Prozesse ändern mussten. Deshalb haben wir einen stetigen Strom von frühen und sichtbaren Erfolgen geteilt, um die Beteiligten mitzunehmen.

Auswirkungen

Auf dem Weg zu mehr Komfort, Effizienz und besseren Erfahrungen

Das Herzstück der Transformation von KONE ist ein engagiertes Führungsteam, das durch eine starke Partnerschaft mit Genpact unterstützt wird. Mit einem End-to-End Fokus auf Prozesse, Governance und dem Zusammenschluss von firmeneigenen und ausgelagerten Shared Services verfügt das Unternehmen nun über einen One-Stop-Shop für F&A-Operationen, der eine nahtlose Integration mit den Kerngeschäften von KONE gewährleistet. Durch Automatisierung und Standardisierung wurden etwa 40 % der Vollzeitmitarbeiter für kundenorientiertere Aufgaben freigesetzt und die Erfahrungen von Mitarbeitern und Lieferanten verbessert. Dank eines robusteren Betriebsmodells ist die Bilanz des Unternehmens nun stabiler, was bedeutet, dass schnellere und präzisere Geschäftsentscheidungen getroffen werden können, um die Harmonisierung voranzutreiben und das Endergebnis zu verbessern.

Außerdem haben sich wichtige Kennzahlen wie die Zahlungsfristen, die Effizienz der Rechnungsstellung, die Anfragen pro Rechnung und die nicht zugewiesenen Barmittel verbessert.

"Unsere Partnerschaft mit KONE ist ein großartiges Beispiel dafür, wie man Business Services der nächsten Generation und effiziente Prozesse aufbauen kann. Es ist eine Partnerschaft, die auf gemeinsamen Werten und dem Wunsch nach Innovation beruht und die Erfahrung in den Mittelpunkt der geschäftlichen Transformation stellt."
Irene Lundström Client Partner, Manufacturing, Genpact

Heute wird unsere Zusammenarbeit über die Grenzen von KONE hinaus wahrgenommen. Das Unternehmen hat einen Preis des Shared Services Outsourcing Network für Geschäftsumwandlung gewonnen. Was steht als Nächstes an? Gemeinsam untersuchen wir die Möglichkeiten, die KI-gestützte Lösungen bieten, um das Finanzwesen noch widerstandsfähiger und zukunftsfähiger zu machen.

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