課題
調達を戦略的な資産へと転換する
Dropboxは、徹底したデジタル変革プログラムを推進しています。すべての事業チームにおいて、スピード、俊敏性、効率性を高めるとともに、優秀な人材に生産性を最大化し、優れたサービスを提供するためのツールを備えさせることを目指しています。ServiceNowはこの取り組みにおける長期的なパートナーであり、IT、人事、財務を含む数多くの領域で、同社がそのビジョンを実現できるよう支援しています。
Dropboxは調達活動を見直した際、自社のアプローチ全体を再設計するまたとない機会を見いだしました。同社のビジョンは、複数回にわたる時間のかかる手作業の介入を必要とする分断されたプロセスを、使いやすく、エンドツーエンドで、自動的にオーケストレーションされ、統合されたシステムに置き換えることでした。
全社規模でのコスト削減と効果を引き出せる可能性は非常に大きなものでした。Dropboxの調達活動は大規模で、予算編成、調達先の選定、リスク管理、契約、購買、ベンダー管理、支払いにまで及びます。
DropboxのSource to Pay担当ディレクターであるReunan Vareneは次のように述べています。「私たちの目標は、できるだけ早く『シンプルにする』ことであり、それによってスピード、集中、効率性を実現することです。継続的なイノベーションは、Dropboxの今後の成功にとって不可欠です
「当初、私たちのチームは、人への大きな依存、複数のシステムやポリシー、独自の慣行、そしてデジタル化の度合いのばらつきにより、重大な課題を克服しなければなりませんでした」
「従業員体験には、複雑で手作業の多いプロセスに懸命に対応しようとしていた多くのチームにおいて、改善の機会がありました。透明性と可視性の欠如により、同僚たちはどこから始めればよいのか、誰に関わってもらえばよいのか、そして自分たちの依頼がどのように進んでいるのかが分からず、不安を感じていました」
Reunanは次のように述べています。「私たちは、チームが優れた仕事をするために必要な物品やサービスを、シームレスかつ迅速で費用対効果の高い方法で入手できるよう支援したいと考えています。それを実現するためには、優れたユーザー体験を生み出し、企業支出を資産へと変え、それを従業員の生産性と売上成長の原動力として活用するための革新的なテクノロジーが必要でした」
ソリューション
調達の統合と変革ビジョンの構築
Dropboxは、すべての従業員とベンダーに対して、高効率で部門横断的かつ透明性の高い購買体験を構築するため、ServiceNowとともにジェンパクトをコンサルティングおよび導入パートナーとして迎え、調達・購買オペレーションを導入することを選択しました。
組織全体の調達プロセスをエンドツーエンドで自動化することの戦略的重要性を認識し、組織全体のさまざまなチームが足並みをそろえ、連携を確実にするために結集しました。これらのチームは、プロセスの標準化、方針、予算、テクノロジーについて合意形成を図り、さらに共通の成功の姿を定義することを目指して取り組みました。
調達およびサプライチェーンに関する専門知識を生かし、ジェンパクトは調達上の課題を解決し、Dropboxの全社的な調達変革プログラムである「Purchasing 2.0」を支援するソリューションを構築しました。これには、セルフサービス、透明性、信頼性を高めるためのワークフローのベストプラクティスとオーケストレーションの導入が含まれていました。
「ServiceNowとジェンパクトは当社のビジョンを理解しており、両社とも協調的に問題解決に取り組む企業文化を持っています。両社はパートナーとして、財務管理と購買発注承認のために当社のOracle ERPシステムとの統合を構築してくれましたが、これはプロジェクト全体の成功に不可欠でした。」
インパクト
全社共通の調達基盤
事業全体における調達体験は、完全に変革されました。現在では、従業員はServiceNowのHelp Meポータルにログインし、購買をクリックして、ドロップダウンメニューやその他のガイド付きプロンプトを使って依頼フォームに記入します。単一の受付窓口から、依頼に対応する必要があるチームが自動的に関与し、アクションが開始されます。
ユーザーは、自分の依頼の進捗状況、それがプロセスのどの段階にあるのか、何が起こっているのか、そしていつ完了するのかを完全に可視化して追跡できます。
ServiceNow を基盤とする Purchasing 2.0 は、調達に関するつながりのあるエンドツーエンドのプロセスを実現する単一の受付窓口であり、すべての購買活動が行われる一つの場所です」と、Reunan は説明します。
「発注書作成プロセスを自動化することで、私たちの従業員はもはや ERP システムに入る必要がなくなり、会計業務を行う必要もありません。これに対する興奮の度合いは非常に大きなものでした。ほかの場所に行く必要はありません。」全体として、1,000 を超える ERP およびリスク評価プロセスが自動化され、組織全体で 99% のコンプライアンス率を達成しています」
「ポリシーを更新し、ワークフローを自動化し、アプリケーションを統合することで、すべてがはるかに速く、より効率的になりました。同僚たちはシンプルで直感的なインターフェースを備えた単一の入口を利用できるようになり、今では自分たちが最も得意とすること、つまり会社と顧客に価値を加えることに集中する時間を取り戻しています」
「SPO は組織全体に利益をもたらすと同時に、各チームがそれぞれの目標を達成する助けにもなります。それがコスト削減であれ、リスク管理であれ、あるいは私たちが倫理的かつ持続可能な購買を行っていることを確実にすることであれ、です」
Reunan Varene氏はまた、Dropboxの新しい調達モデルがサプライチェーンとの関係強化にもつながると期待しています。
「私たちは、選ばれる顧客となり、最高のサプライヤーやパートナーと協力したいと考えています。ServiceNowを使えば、相手側にも透明性の高いプロセスが提供され、営業や契約更新のサイクルを明確に把握できるうえ、事務コストを削減できる仕組みも整います。私たちが、取引しやすい優れた顧客であることで、サプライヤーやパートナーは、私たちのプロジェクトに最良の人材とリソースを投入するなど、より積極的に私たちへ投資してくれる可能性が高まります」
完全な統制と成果
立ち上げ後の最初の8週間で、200人を超えるDropboxの従業員が新しいシステム上で500件を超える購買ワークフローを開始しました。「ServiceNow により、わずか8週間で調達サイクル時間を50%以上短縮し、企業支出を完全にコントロールできるようになりました」と、Reunan は述べています。「今では、当社のチームはこの新しい全社的な資産を活用して価値を創出し、会社全体の知見に支えられながら、自部門のオペレーションのために調達投資のリターンを最大化できるようになりました」
生成AIもまた、ユーザー体験をさらに向上させ、簡素化するためのものとして、Reunanの注目分野に入っています。「また、生成AIが対話を可能にし、洞察を提供し、より迅速に結論へ到達する助けとなる可能性について探ることにも、私たちは大いに期待しています。これにより、サポートの質が向上し、時間を節約できるとともに、全員にとっての一貫性と使いやすさが改善されます」
「シームレスで自動化されたエンドツーエンドの購買体験を実現することは、複数年にわたる取り組みです。ServiceNow と ジェンパクト のおかげで、私たちはすでに順調にその道を進んでおり、さらに多くの価値を引き出せる大きな可能性があります」